El proceso de resolver una herencia en España puede parecer complicado y abrumador, especialmente si no estás familiarizado con los procedimientos legales. Sin embargo, entender el cronograma típico y los factores que pueden influir en la duración de este proceso es esencial para que los herederos puedan navegarlo con mayor tranquilidad. Aquí te ofrecemos una guía completa que detalla desde la obtención de documentos iniciales hasta la transferencia de bienes, con consejos útiles para acelerar cada etapa.

Plazos típicos para un caso sencillo

Para una herencia relativamente sencilla, como la de un padre que deja un testamento claro a su cónyuge o hijos, y donde todos los activos se encuentran en España sin disputas, el cronograma puede ser el siguiente:

Obtención del certificado de defunción (de unos pocos días a 2 semanas): Si el fallecimiento ocurrió en España, el certificado local se obtiene en aproximadamente una semana. Si fue en el extranjero, se requiere legalización y traducción, lo que puede añadir una o dos semanas al proceso.
Certificado de Últimas Voluntades (2-3 semanas después del fallecimiento): Es necesario esperar 15 días hábiles tras la muerte para solicitar este certificado. Una vez que se aplica, suele tardar entre unos días y una semana en recibirse.
Reunir el testamento y documentos (1-2 semanas): Con el certificado, se debe localizar al notario que tenga el testamento. Obtener una copia autorizada del testamento es rápido, a menudo el mismo día o en unos pocos días. Simultáneamente, se deben reunir otros documentos necesarios como los números de NIE de los herederos, escrituras de propiedad, extractos bancarios, etc. Si hay herederos en el extranjero, coordinar el envío de copias de pasaporte o poderes notariales puede añadir tiempo (una o dos semanas, dependiendo del correo o las citas en consulados).
Declaración de herederos en caso de no haber testamento (1-2 meses): Si no hay testamento, se debe añadir tiempo para una declaración notarial de herederos. Esto puede tardar varias semanas, ya que se deben presentar certificados de nacimiento y matrimonio y, a veces, publicar anuncios o presentar testigos. Este proceso puede llevar entre 4 y 8 semanas.
Borrador y firma de la escritura de herencia (1-3 semanas): Una vez obtenido el testamento o la declaración de herederos, un notario local puede preparar la Escritura de Aceptación y Adjudicación (escritura de aceptación y distribución de la herencia). La programación de la firma puede depender de la disponibilidad de los herederos o de si han otorgado un poder notarial a alguien en España para firmar por ellos. Si todos están en España y todos los documentos están en orden, esto se puede hacer en una o dos semanas. Si los herederos necesitan volar o un poder notarial está en proceso de envío, puede tardar de 3 a 4 semanas.
Pago de impuestos (inmediato a unos pocos días): Los formularios de impuestos de sucesiones pueden presentarse y pagarse justo después de firmar la escritura. Normalmente, tu abogado o gestor puede preparar los formularios con antelación, de modo que, tan pronto como se firme la escritura, se presenten a la oficina de impuestos o se paguen en el banco. Esto puede hacerse en un día o dos. (Si se utiliza el período completo de 6 meses, se podría retrasar, pero en un asentamiento rápido, se pagaría de inmediato para después proceder a las inscripciones).
Actualización del Registro de la Propiedad (2-6 semanas): Con la escritura sellada por la oficina de impuestos (es decir, mostrando que se han pagado los impuestos), se presenta en el Registro de la Propiedad para cambiar la titularidad. Los registros en España normalmente tardan unas semanas en completar la inscripción. Tienen hasta 15 días hábiles por ley para registrar o plantear cuestiones. Asumiendo que no hay problemas, se puede tardar entre 3 y 4 semanas en tener la propiedad a nombre de los herederos. Si hay un error menor en la escritura, eso podría retrasar el proceso mientras el notario lo corrige, añadiendo una o dos semanas.
Acceso a la cuenta bancaria (inmediato después de la escritura): Los bancos a menudo liberan fondos tan pronto como se les muestra la escritura de herencia notariada y la prueba del pago de impuestos. Por lo tanto, esto podría ser inmediato después de la firma, o algunos bancos tienen un departamento legal central que revisa los documentos, lo que podría tardar una semana más. Pero, generalmente, dentro de unos días se puede transferir dinero de la cuenta del fallecido a los herederos.

En resumen, si todo sale bien y los herederos actúan de manera eficiente:

Con testamento: aproximadamente de 1.5 a 3 meses (si todos son puntuales y están disponibles).
Sin testamento: tal vez de 3 a 5 meses debido al paso adicional de la declaración de herederos.

Estos cronogramas suponen que no hay complicaciones, como disputas o documentos faltantes.

Factores que pueden retrasar el proceso

Herederos ubicados en el extranjero / dificultades de programación: Si los herederos necesitan venir a España o arreglar poderes notariales, esto puede añadir mucho tiempo. Por ejemplo, obtener un poder notarial legalizado puede tardar semanas, dependiendo de la disponibilidad del notario local y los tiempos de correo. Si un heredero no puede ser contactado o se muestra lento en cooperar, todo puede estancarse indefinidamente.
Múltiples herederos / desacuerdos: Si los herederos llegan a un acuerdo de manera amigable, todo bien. Pero si hay desacuerdos sobre cómo distribuir ciertos bienes (por ejemplo, dividiendo propiedades personales) o si uno de ellos duda en aceptar (quizás debido a deudas), esto puede retrasar la firma de la escritura por semanas o meses hasta que se resuelva. En el peor de los casos, una disputa judicial puede prolongar el proceso por años.
Complicaciones patrimoniales: Si la propiedad del fallecido tenía problemas (como extensiones no registradas, hipotecas no resueltas o si el registro de la propiedad no coincide con la realidad), abordar esos problemas puede ralentizar la inscripción. Por ejemplo, cancelar una hipoteca requiere obtener un certificado del banco y un acto notarial de cancelación separado, lo que podría agregar un par de semanas adicionales.
Activos internacionales: Si el fallecido tenía activos fuera de España que forman parte del patrimonio, a veces los ejecutores/herederos pueden esperar para manejar las cosas en paralelo. Sin embargo, el proceso español a menudo puede realizarse de manera independiente para los activos españoles. Aún así, coordinar el patrimonio global puede ralentizar las cosas, por ejemplo, podrías no querer distribuir activos españoles hasta saber qué está sucediendo con los extranjeros.
Retrasos administrativos: Los notarios en España suelen ser rápidos, pero en momentos específicos del año o en ciertas localidades puede haber retrasos leves. Los Registros de la Propiedad a veces son lentos si están con poco personal o si plantean un «defecto» (error) que necesita corrección.
Esperas para el pago de impuestos de sucesiones: En algunos casos, si el patrimonio es complejo, calcular el impuesto puede llevar tiempo (aunque rara vez más de unas pocas semanas). O quizás un heredero no tiene los fondos para pagar el impuesto de inmediato y desea reunir fondos. Recuerda que no se puede registrar la propiedad hasta que se pague el impuesto, así que si se retrasa hasta el mes 6, eso retrasa la finalización.
Reclamaciones de pagos de seguros de vida faltantes: Si había un seguro de vida, querrás reclamarlo (que suele ser separado de la distribución del patrimonio, pero sigue siendo parte de la herencia desde una perspectiva fiscal). Los aseguradores suelen pagar en un mes una vez que se presenta la documentación, pero cualquier información faltante o una disputa podría retrasar eso.
Retrasos en la declaración de herederos (escenario sin testamento): Aunque hoy en día se suele hacer en un notario, si tiene que ir a un tribunal (como si no hay familiares inmediatos, caso raro), una declaración de herederos judicial puede tardar meses o años. Pero la declaración notarial suele estar dentro de 1-2 meses, como se mencionó anteriormente.
COVID o eventos imprevistos: Durante los primeros confinamientos por COVID, los procesos que normalmente tardaban semanas tardaron mucho más debido al cierre de oficinas, consulados y otros problemas de funcionamiento. Generalmente, las cosas funcionan bien en España, pero las vacaciones importantes (como en agosto) pueden ralentizar un poco el proceso.

En resumen, para un caso simple y bien preparado con herederos cooperativos, se podría resolver todo en aproximadamente 2-3 meses tras el fallecimiento. Si las cosas son moderadamente complejas o hay pasos lentos, 4-6 meses es lo común, lo que convenientemente coincide con el plazo de impuestos, ya que muchos patrimonios buscan finalizar para entonces.

Consejos para acelerar el proceso

Preparar con antelación: Si estás planificando tu patrimonio, tener ese testamento español (lo que acelera el proceso al eliminar la declaración de herederos) y discutir planes con los herederos para que sepan qué hacer, manteniendo los documentos accesibles (escrituras, etc.) puede ahorrar semanas de búsqueda o confusión.
Utilizar poderes notariales: Si los herederos no pueden estar en España, otorgar un poder notarial a un abogado o persona de confianza en España para manejar todos los pasos puede agilizar el proceso enormemente. Ellos pueden firmar documentos, pagar impuestos y realizar registros sin necesidad de enviar cosas de ida y vuelta para obtener firmas.
Solicitar certificados rápidamente: Justo después del funeral, solicita el certificado de defunción y, después de 15 días, el certificado de testamentos. No esperes más de lo necesario.
Involucrar a un gestor o abogado desde el principio: Ellos pueden comenzar las valoraciones, cálculos de impuestos y contactar a bancos para obtener información, de manera concurrente con los períodos de espera, comprimiendo así la línea de tiempo.
Estar listo para aceptar o renunciar: Si hay alguna duda sobre aceptar (como si el patrimonio podría ser insolvente), resuélvelo rápidamente (con un inventario si es necesario). Evita procrastinar esa decisión, ya que simplemente estanca todo. La ley española no obliga a un heredero a aceptar en un cierto plazo a menos que sea solicitado por partes interesadas, pero el patrimonio permanece sin resolver hasta que decidas.
Pagar impuestos tan pronto como sea posible: No es necesario utilizar los 6 meses completos si tienes los fondos. Pagar y obtener la escritura sellada de la oficina de impuestos temprano permite realizar los últimos pasos más pronto.
Administración electrónica regional: Algunas regiones permiten la presentación en línea del impuesto de sucesiones y un turnaround más rápido para certificaciones. Utilizar estas opciones puede eliminar retrasos de correo.

Una pregunta que podría surgir es: ¿hay algún período de espera obligatorio? Aparte de los 15 días hábiles para el certificado de testamentos, realmente no. Si alguien falleció con un testamento, teóricamente podrías finalizar todo en un mes si toda la información está a mano, impuestos pagados rápidamente y actualizaciones en el registro sin problemas. Pero, en la práctica, un par de meses es más realista debido a la recolección de datos y la programación.

Casos especiales

Si la herencia está en disputa: Entonces «resolver» (en el sentido de finalizar la distribución) puede tardar años a través de los tribunales. El proceso judicial en España para impugnar un testamento o hacer cumplir una legítima no es rápido (puede ser de 1-2 años o más). Pero eso es solo si alguien plantea una disputa. Si todos los herederos están de acuerdo, se puede evitar los tribunales y seguir por la ruta notarial.
Herederos menores o incapacitados: Se requieren aprobaciones adicionales (como de un tribunal para que un padre acepte en nombre de un hijo menor) que pueden agregar meses. Por ejemplo, si los menores heredan propiedades significativas, la ley española podría requerir una autorización judicial para aceptar si no es evidentemente beneficioso. Eso significa presentar una solicitud a un juez, lo que podría llevar tiempo.
Activos complejos (negocios, activos extranjeros): Si la herencia española incluye acciones de una empresa extranjera o una cuenta bancaria en el extranjero, manejar esos activos podría tener su propio cronograma más allá del proceso español.

Para facilitar el proceso de herencia, es recomendable contar con el asesoramiento adecuado. En AsesoraTech, contamos con un servicio de «Papeles Claros» donde podrás enviar documentos y recibir aclaraciones sobre el proceso de herencia en España. Con la correcta gestión de la documentación y un plan claro, podrás enfrentar este proceso con mayor seguridad y tranquilidad.

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